GDOCS

Platformă centralizată pentru stocarea și partajarea documentelor , Gdocs este o platformă centralizată pentru stocarea și partajarea documentelor legate de procesul de prestare a serviciilor publice sau generate de autoritățile publice. Platforma are drept scop îmbunătățirea serviciilor publice prin intermediul platformelor digitale ale autorităților publice din Republica Moldova și reducerea utilizării documentelor pe suport de hârtie prin oferirea de facilități adecvate cetățenilor.

GDocs va permite standardizarea proceselor de partajare a rezultatelor serviciilor guvernamentale prestate de autoritățile publice din Republica Moldova prin intermediul unei platforme digitale, care, de asemenea, va putea fi accesată și de autoritățile publice care nu și-au digitizat încă serviciile publice pe care le prestează. Implementarea soluției MDocs va avea multiple beneficii tehnologice și organizaționale:

depozit de date centralizat în care se vor conține toate documentele furnizate în timpul prestării serviciilor publice;
generarea condiţiilor pentru crearea şi gestionarea arhivei electronice;
un mecanism eficient de schimb automat de date între sistemele informaţionale cu care va interacționa MDocs;
proces standardizat de partajare a documentelor generate în rezultatul prestării serviciilor publice;
digitalizarea procesului de partajare a documentelor pentru autoritățile publice care nu dispun de soluții informaționale performante proprii;
reducerea costurilor aferente prestării serviciilor publice;
încurajarea schimbului electronic de documente între cetățeni și instituțiile publice;
facilități de management, configurare și dezvoltare dinamică de înaltă performanță.

Main functional requirements

support all kind of documents
access as a storage for files ( in the admin board )
filters all kind of docs on text finding, word searching and soo one, like most often words, group by keywords
Transcription from text to text ( pdf to text, pdf to word, word to pdf )
Transcription from photo to text ( read from photo the text and take care about formating and soo one , can be utilized ml to make a good editing and soo one)
templates of documents + (demo of functionality with cloud document editing/ or eediting on platform )
templates ( add , edit, import , export , utilize via api )
api to work with the platform and give the functionality for other services in gstack
archive with compression for documents what are older or expiration data is gone should be compressed and saved
trash bin for deleted documents wher eit should stay 30 days
for administrator ( admin pages ) should be system of storage with date filtering, emitent and soo one ( also for the compressed and archived documents)
security of the documents , can be also crypted ,hashed, crypted with a pass, we mean documents with personal access, also with “secret de stat”
Access roles for documents and with different rights like just read , just write, read/write .
Level of access like level 1 could be for public access and any persons can see the document. Level 2 documente cu access personal doar persoanele responsabil;e precum adminii, sau presoana insusi in cazul nostru client poate vedea documentul, level 3 nici administratorii nu pot vedea documentul doar persoana[clientul] o poate vedea {[pentru documente cu secret de stat care nu pot fi vizualizate de niciun operator}
Exempla de roluri : user_read => poate doar citi documentele de nivel 1/2 in dependenta de nivelul de access user_write => paote doar citi si modifica documente de nivel 1/2 admin => poate vedea si modifica documentele admin_securizat => poate vedea si modicia documentele de nivel 3 daca i se ofera nivelul de acces la 3
Documentele pot fi lincuite pe user ( bazat pe identificator personale (PF-IDNP, PJ-IDNO, ONG-IDNO, OGOV {organizatii guvernamentale}-IDNO) pentru documente publice se opfer nivel de access 1 si orice persoana sau PJ poate gasi date privind acestea , pentru documente care sunt shared cu alte persoane se creaza o inregistrare noua cu drept de doar citire sau de moficiare in dependenta de necesitate
Integrarea companiilor, organizatiilor emitente care pot emite anumite documente cu acces de grup etc
Oferirea unui secret pentru semnarea documentelor ( integrare cu semnatura digitala {doar eventual cu scop de demo} )
Cerere de access in cazul in care rolul nu permite modificarea unui anumit document, sau citirea din cauza nivelului de access
Adaugarea templaturi
Admin board for editing and soo one.
conection with gsso , we mean keycloak like in other gstack sistems
Pentru utilizatorii ne logati in sistem vom realiza un search prin documentele publice precum legislatii aprobate etc cu search dupa keywords/ cod/ autoritate emitenta si filtrari si sortari precum sortare dupa data de aparitie, filtrari dupa an , autoritate emitente etc

DB draft

Table users username nvarchar id_client llint id_sec_local llint id_rol int
Table CLient id_client llint tip_client nvarchar [pf, pj, ong, ogov] Identificator nvarchar [can be int but we need 13 cifre and it can be also letters] Name nvarchar Surname nvarchar Adress nvarchar Phone nvarchar adress nvarchar
Table Rol id_rol int denumire nvarchar write boolean ( read is for everyone who can acces the file ) access_level int ( 1-2-3 like we described)
Table Docs cod_document nvarchar id_document llint tip_docuement nvarchar Denumire nvarchar descriere nvarchar path nvarchar access_level int ( what kind of level to view it size nvarchar ( how big it is ) extension nvarchar ( word, pdf, txt etc ) password / password_hash if it’s encripted Data emiterii date Data expirarii date

Design

we have the same design as other gstack sistems, gstyle gds its the source of truth. bnut also in the menu i wanna see 3 big blocks like it’s in mokups the blocks are documents , services and administare for the colors i was thinking about like in mockups but the accent not on blue but on a cherry Red

BLOC1 Documents - documentele mele ( where you can see the documents ( any documents) ) Template-uri ( templaturi in mai multe formate , editarea acestor templaturi, salvarea lor , incarcare de noi templateuri oferirea posibilitatii de a alege din cele existente publice ) Documente secrete ( documente secrete cu acces de nivel 3 sau care sunt cu access restrictionat , incarcarea acestora in cazul in care sunt cu aviza secret de stat etc) Arhiva (arhiva de documente compresate care au expirat sau sunt au fost modificate)

BLOC2 Servicii Transcriere - transcriere din pdf in word etc alte formate word to pdf, photo to txt, photo to word , photo to pdf and soo one Cereri - cereri privind accesul la documente cu access level 2 sau 3 Trash bin - documente care au fost sterse cu mentinerea de 30 de zile

BLOC3 Administrarea Utilizatori Roluri Configurare Jurnale Loguri

[blocul de administrare e vizibil doar utilizatorilor cu rolul de administrator]

Architectura

small details to look and get into a count storage planuim un s3bucket sau minio per momentul implementarii si dev stage , coada(queue) pentru inscriere, datele si fisiere se transmit prin 0protocoale precum ftp, tcp, https and soo one. arhitectura e din 2 microservicii front si back , baza de date si sistem de salvare a fisierelor. Platforma implica partea pentru persoane ne autorizate, platforma pentru pf , pj etc care sunt in sistem si administratorii, la fel admin board care e doar pentru admini ( pe langa blocul de administrare de pe pagina principala ) , un API pentru conectare. toate detaliile privind designul sunt regasite si reutilizate pe toate proiectele gstack din Gstyle, GDS and soo one.

nonfunctional requirements

5 milioane de utilizatori in sitema
uitilizarea in paralel a 100 k de utilizatori
mentenanta si replici privind baza de date si sistema de storage
cativa workeri si load balancer pentru replici
sistema de master slave cu posibilitate de a schimba masterul in cazul in care acesta cade
redeschiderea unui nou nod in cazul unei interactiuni sau a unui numar mare de utilizatori